Introdução
As organizações cada vez mais vem buscando melhorar o seu desempenho, adotando diversos procedimentos em busca de melhor alcançar resultados. Nessa perspectiva, o conceito de desempenho está em constante expansão e é suscetível a inúmeras variações semânticas e conceituais. A abordagem adotada pelo Instituto Publix entende o desempenho como um conjunto de esforços voltados para alcançar resultados que são capazes de gerar valor público. De maneira intrínseca ao desempenho, o termo benchmarking vem sendo amplamente difundido, sendo esta uma ferramenta essencial que é adotada em organizações que desejam promover a melhoria contínua da qualidade de produtos, processos, projetos etc. Neste artigo, exploraremos a ferramenta de benchmarking como um importante instrumento de gestão, abordando como as organizações podem realizar esse tipo de estudo e trazendo experiências de benchmarking que foram realizados pelo Instituto Publix na busca de consolidar melhores práticas em determinados temas governamentais.
Benchmarking: o que é e de onde surgiu
O termo benchmarking é conhecido por identificar uma ferramenta essencial para a melhoria contínua da qualidade de produtos, processos, projetos etc. Trata-se do processo de medição e comparação de um padrão referencial, sendo definido pela International Benchmarking Clearinghouse (IBC) como um processo sistemático e contínuo utilizado para medir e comparar práticas de organizações, visando obter informações que possam ajudar a melhorar o seu nível de desempenho.
Amplamente utilizado a partir dos anos 90 nos EUA, houve evolução no número de trabalhos produzidos com enfoque no processo de benchmarking, popularizando a técnica em virtude de os tomadores de decisão estarem constantemente em busca de inovação (DATTAKUMAR E JAGADEESH, 2003).
Fundamentado no recolhimento, análise de dados e objetivos comparadores, o método vem sendo adotado como uma ferramenta gerencial que permite a melhoria do desempenho, uma vez que considera a análise de práticas como referência para reduzir gaps e melhorar performances.
Para Albertin, Kohl e Elias (2015), o benchmarking deve ser simples, sistemático e utilizar o bom senso. Com foco voltado para o aprendizado, deve buscar práticas de excelência, ideias inovadoras e procedimentos efetivos de operação que levem à melhoria desejada.
Como realizar um estudo de benchmarking?
Entendendo a importância da realização de estudos de benchmarking, as organizações devem utilizar essa ferramenta em busca de respostas para melhoria de suas práticas. Nesse sentido, é recomendado estabelecer uma questão de partida, a qual deve possibilitar uma análise comparativa e seguir 4 principais etapas de investigação:
Figura 1. Etapas para o estudo de benchmarking
Por se tratar de uma análise baseada em evidências, o primeiro passo para a realização do estudo consiste em levantar experiências desenvolvidas em diferentes organizações, buscando responder as seguintes perguntas: i) o que comparar? ii) quem/o que é melhor? iii) como nós fazemos? e iv) como eles fazem?
A Figura 2 ilustra esse processo, compreendendo aspectos bidimensionais que consideram a experiência da organização que realiza o estudo e aquelas desenvolvidas por outras organizações que serão alvo da investigação.
Figura 2. Questões norteadoras do benchmarking
Fonte: Adaptado de WATSON, Gregory H. Strategic benchmarking reloaded with six sigma: improving your company’s performance using global best practice. John Wiley & Sons, 2007.
Para identificação das organizações a serem estudadas, é necessário seguir um processo de investigação que deve levar em conta o estabelecimento de critérios que permitam uma escolha assertiva, sendo observado se as práticas atendem, por exemplo, aos seguintes aspectos:
- Comparabilidade: o conteúdo metodológico da prática permite realizar comparações?
- Utilidade das Informações: o conteúdo estratégico da prática é útil para levantamento de informações acerca da organização estudada?
- Boas Práticas: a organização possui bons exemplos a serem sistematizados?
Tomando por base tais elementos, deve-se selecionar o conjunto de organizações que farão parte do estudo de benchmarking, devendo-se definir, entre outros elementos: a abrangência geográfica (internacional, nacional, regional, local) e o tipo das organizações que serão consideradas no estudo (públicas, privadas, terceiro setor).
A partir da delimitação dessas organizações a serem investigadas em profundidade, a próxima questão consiste em definir o escopo do benchmarking, isto é, o conteúdo que será alvo da investigação.
Importante: especial atenção deve ser dada a forma de coleta e análise de dados do benchmarking, pois não se trata de um estudo conduzido sem método. É fundamental que a mesma questão-alvo seja comparada, sendo necessário utilizar, em alguns casos, termos sinônimos, já que nem todas as organizações utilizam as mesmas nomenclaturas para as suas estruturas e processos. Por exemplo, se você deseja realizar um estudo sobre as unidades de monitoramento e avaliação existentes nos governos estaduais, você deve ter ciência que algumas organizações irão chamar tal estrutura de coordenadoria, outras de unidade e outras podem remeter a Escritório de Projetos.
Outro ponto de atenção é que nem sempre as organizações disponibilizam informações na íntegra sobre a questão-alvo investigada, de modo que, muitas vezes, o que está disponível se traduz apenas numa síntese dos resultados obtidos, não sendo especificadas outras informações que seriam relevantes para o estudo. Nesses casos, deve-se avaliar a possibilidade de levantamento complementar de dados a partir de consultas formuladas diretamente para as organizações selecionadas para o estudo, podendo-se valer de questionários e entrevistas para complementar o benchmarking.
Por fim, outro aspecto importante dos estudos de benchmarking é que deve ser dada atenção especial ao processo de consolidação e identificação de boas práticas. Definir a forma como os resultados do benchmarking serão apresentados é, portanto, um elemento fundamental. Geralmente, não é interessante fazer uma descrição individual e exaustiva de cada prática, e sim conhecer os principais métodos, técnicas e estratégias adotadas visando coletar insumos relevantes que possam ser incorporados ao processo de melhoria da organização.
Nesse sentido, são utilizados quadros-síntese que sistematizam informações pertinentes, possibilitando diversas análises comparativa.
Exemplos de estudos de benchmarking:
A seguir são apresentados alguns casos de estudo de benchmarking realizados pelo Instituto Publix com a finalidade de apoiar organizações parceiras no seu processo de melhoria contínua.
Benchmarking sobre Planos de Desenvolvimento Regional desenvolvido junto à Sudam
Os Planos de Desenvolvimento Regional são instrumentos cujo objetivo principal é estabelecer estratégias, programas, indicadores e projetos que impulsionem o desenvolvimento sustentável em determinada região, podendo considerar um conjunto de municípios, estados ou até mesmo países. Geralmente, os planos estabelecem um horizonte temporal de execução factível e abrangem variadas dimensões da realidade regional, tais como: economia, sociedade, meio-ambiente e instituições.
São diversas as experiências de elaboração de Planos de Desenvolvimento Regional. Visando obter um panorama de boas práticas adotadas na produção desses instrumentos, foi realizado um estudo de benchmarking com o intuito de conhecer experiências nacionais e internacionais que possam fornecer insumos importantes a serem considerados no processo de formulação, implementação, monitoramento e avaliação de políticas, planos, programas e projetos para a Amazônia Legal.
O estudo foi conduzido pelo Instituto Publix em diálogo com a Superintendência do Desenvolvimento da Amazônia (Sudam), tendo sido consolidada uma base de dados que listou todos os planos, as organizações responsáveis pela sua elaboração e o seu nível de abrangência, totalizando um conjunto de 16 documentos que fizeram parte do estudo de benchmarking.
Como resultado geral, o estudo de benchmarking permitiu evidenciar que não existem regras exatas para a elaboração de um plano de desenvolvimento regional, e sim boas práticas que são adaptáveis, modernas e inovadoras.
Benchmarking sobre Indicadores Estratégicos para o Tesouro Nacional
Durante o processo de elaboração do Planejamento Estratégico Institucional (PEI) para o período de 2022 a 2025 do Tesouro Nacional, também foram realizados alguns estudos de benchmarking, com destaque para o estudo que buscou investigar qual o nível de governabilidade dos Indicadores Estratégicos de Organizações similares ao Tesouro Nacional.
Partindo do pressuposto de que, para os Indicadores estratégicos, nem sempre o foco da mensuração será naquilo que a instituição possui plena governabilidade, foi realizada uma pesquisa com 11 organizações congêneres ao Tesouro Nacional de 10 diferentes países, sendo levantados 385 indicadores estratégicos.
Durante a análise, para cada indicador foram identificadas informações sobre as suas propriedades (nome, fórmula, objeto de mensuração, dimensão, periodicidade etc) e foi estabelecido o grau de governabilidade que a organização possui perante ao índice.
Neste processo, os resultados apontaram que 34% dos indicadores pesquisados possuem baixa governabilidade da instituição, demonstrando que, no Planejamento Estratégico, também é importante acompanhar indicadores de resultados que não estão sob total controle das atividades da organização.
Benchmarking sobre os órgãos responsáveis pela função de Orçamento e Tesouro no mundo desenvolvido para o Ministério da Economia
As estruturas responsáveis pelos macroprocessos de gestão orçamentária, fiscal e financeira desempenham papel fundamental no desenvolvimento social e econômico de um país. Elas são responsáveis por orientar a adequada aplicação dos recursos públicos, realizando projeções de gastos das finanças públicas e controle do caixa fiscal do Estado.
No contexto contemporâneo em que o Estado lida com complexas demandas sociais e é cada vez mais pressionado a dar respostas eficientes no uso dos recursos públicos, essas estruturas responsáveis pelas funções de Orçamento e Tesouro são desafiadas a se modernizarem e atuarem de maneira integrada, a fim de planejar uma gestão de gastos públicos mais estratégica, reforçando o compromisso com a responsabilidade e a sustentabilidade fiscal do país.
Diante desse contexto, o Instituto Publix desenvolveu um estudo de Benchmarking sobre os órgãos responsáveis pela função de Orçamento e Tesouro no mundo, buscando analisar as diferentes arquiteturas organizacionais e fornecer análises que possam subsidiar futuros arranjos alinhados às melhores práticas internacionais.
Numa perspectiva comparada entre o modelo brasileiro e outros 10 países, sendo 9 deles membros da OCDE, o estudo foi desenvolvido considerando as informações disponíveis nesses países e buscando sistematizar um conjunto de informações relevantes para subsidiar a melhor execução das funções de Orçamento e Tesouro no Brasil.
Incluindo o Brasil, 11 países fazem parte deste estudo de Benchmarking
Os países foram selecionados mediante os seguintes critérios:
- Disponibilidade de informações sobre o ciclo orçamentário-financeiro;
- Países que tiveram boas práticas descritas no documento “Brasil – Ministério da Economia: Análise das funções principais e seus macroprocessos operacionais”;
- Além do estudo realizado pelo BID, utilizou-se como referência o relatório da OCDE, “Budgeting and Public Expenditures in OECD Countries 2019”, o qual apresenta um panorama geral das práticas orçamentárias dos países da OCDE em 2019, perpassando por tópicos que foram relevantes para a seleção dos países, como: qualidade dos gastos públicos, perfis dos países, gestão e controle do orçamento, entre outros;
- Dados do indicador de eficiência do gasto público do Instituto de Estudos Econômicos de Madri, o qual mede a eficiência e eficácia dos gastos públicos de cada governo e realiza uma comparativa entre 37 dos 38 países membros da OCDE no ano de 2019, tomando como base a média aritmética da OCDE, igual a 100.
Como resultado geral, foi constatada que há uma diversidade de arranjos possíveis que foram identificados a partir do benchmarking realizado nos países selecionados neste estudo, deixando evidente o grande desafio de concepção de modelos organizacionais otimizados, que favoreçam o alcance da estratégia governamental a partir de uma eficiente e bem estruturada gestão orçamentária, financeira e fiscal.
Conclusão
Diante do que foi apresentado, observa-se que o benchmarking emerge como uma poderosa ferramenta de gestão que permite às organizações alcançar vantagem competitiva e aprimorar seu desempenho ao compreenderem as melhores práticas, processos e estratégias utilizadas pelos líderes do setor. Por meio de um processo estruturado de comparação e aprendizado, as organizações podem identificar lacunas em suas próprias operações, bem como oportunidades de melhoria. Através das diversas etapas do benchmarking, que incluem o planejamento, coleta de dados, análise e aplicação das descobertas, é possível promover mudanças significativas e sustentáveis.
Além disso, os casos práticos apresentados comprovam a eficácia do benchmarking em diferentes contextos e setores, demonstrando como as organizações que adotam essa abordagem obtêm resultados tangíveis e positivos. Contudo, é crucial lembrar que o sucesso do benchmarking depende de um cumprimento de etapas, não se tratando de uma mera comparação entre as organizações. É necessário entender e aplicar o benchmarking de maneira adequada para que as organizações se mantenham relevantes e competitivas em um ambiente cada vez mais dinâmico e desafiador.
Em suma, o benchmarking não apenas fornece insights valiosos, mas também serve como um catalisador para o crescimento e aprimoramento contínuos, garantindo que as organizações estejam preparadas para enfrentar os desafios do futuro com confiança e eficiência.
Referências
DATTAKUMAR, R., JAGADEESH, R. A review of literature on benchmarking.: Benchmarking: An International Journal, Vol. 10 No. 3, pp. 176-209, 2003. Disponível em: https://www.emerald.com/insight/content/doi/10.1108/14635770310477744/full/html. Acesso em: 24 de jul. de 2023.
ALBERTIN, Marcos Ronaldo; KOHL, Holger; ELIAS, Sérgio José Barbosa. Manual do Benchmarking. 2015. E-book. Fortaleza: Imprensa Universitária, 2016. 180 p. Disponível em: http://www.repositorio.ufc.br/handle/riufc/19482. Acesso em: 24 de jul. de 2023.
WATSON, Gregory H. Strategic benchmarking reloaded with six sigma: improving your company’s performance using global best practice. John Wiley & Sons, 2007.
