Lançamento do artigo “Canvas ágil de projetos” – série Publix Ideias

Apresentação

As organizações públicas são fundamentais e inúmeros são os exemplos de sua importância no atendimento das necessidades e demandas prementes da sociedade. Na Administração Pública, há o desafio de lidar com uma grande variedade de temas que exigem responsividade do Estado. Essas demandas variam desde o fornecimento adequado e amplo de cuidados de saúde, serviços de educação, manutenção da segurança pública até a proteção do patrimônio material e imaterial. Assim, as organizações públicas impactam a vida de todos no dia a dia.

Nesse contexto, gerir as organizações públicas torna-se cada vez mais complexo, sendo crescentes as demandas e expectativas sobre suas atuações, que talvez nunca estiveram sob tanta pressão por resultados como nos tempos atuais. Essas organizações precisam ser repensadas continuamente e, para tanto, é requerido estabelecer uma carteira de projetos estratégicos que as tornem mais eficientes, eficazes e efetivas ao fornecerem políticas e serviços públicos de alta qualidade e com a cobertura necessária (equidade), assim como a produção de valor público aos cidadãos.

Tornar as organizações públicas mais aderentes aos desafios contemporâneos exige fornecer uma visão sistêmica que ajude as lideranças públicas e suas equipes a transformar suas organizações, em busca de produzir mais resultados. À luz desse contexto, este documento se destina a incentivar a reflexão sobre como melhorar o desempenho institucional das organizações públicas por meio da execução ágil e pragmática de projetos voltados para traduzir ideias em iniciativas, com potencial de gerar resultados sustentáveis.

Para tanto, apresenta-se a metodologia própria de Canvas Ágil de Projetos, proveniente da junção de insights do estado da arte da literatura e dos desafios de gestão de projetos enfrentados na prática, para que possam ser facilmente aplicados pelas organizações públicas brasileiras, visando a geração de resultados constantes e aderentes aos desafios contemporâneos.

Sumário Executivo

O Canvas Ágil de Projetos é uma ferramenta de design multidisciplinar para alinhamento e otimização de projetos no setor público, com o objetivo de reduzir esforços para definição e modelagem de projetos, levando à construção de planos mais aderentes à resolução de problemas públicos reais.

Para tanto, o Canvas proposto busca fornecer uma plataforma estruturada, de construção coletiva, para lidar com os desafios de projetos colaborativos e complexos, com foco voltado para a necessidade de aceleração de entregas e resultados. O primeiro passo para catalisar a implantação de projetos é ter uma visão sistêmica e integrada das várias dimensões envolvidas. Ou seja, instituir uma dinâmica que favoreça a multiplicidade de perspectivas e a colaboração ao enxergar a complexidade existente e, paralelamente, perseguir a simplicidade.

Nesse sentido, o Canvas Ágil de Projetos é definido como um instrumento básico para a aceleração da implantação e operacionalização de projetos colaborativos, pois favorece o alinhamento e o desenvolvimento de entregas complexas, que envolvem a adoção de tecnologias e condução por equipes multi-unidades e multi-organizacionais, combinando expertises heterogêneas de forma sinérgica.

Considerando o advento crescente de projetos envolvendo tecnologias, adotar o princípio da agilidade é essencial para tangibilizar um conjunto de conceitos e abordagens com algum grau de abstração e transformá-los em um framework aplicável. O propósito é reduzir o tempo de formulação e implementação de projetos, além de torná-los mais alinhados à estratégia e aderentes ao contexto de desafios.

Esta edição do Publix Ideias revisa conceitos do paradigma ágil para aplicá-los na Administração Pública, destaca os principais desafios enfrentados pelos projetos e apresenta uma proposta de instrumento prático de como aprimorar o design e a execução de projetos orientados para a produção de valor público.

Por fim, são apresentados dois casos ilustrativos de design com adoção do Canvas Ágil de Projetos, com foco em elucidar o seu uso para as organizações públicas, além dos benefícios e conquistas obtidos, demonstrando ganhos de produtividade, alinhamento e aceleração de entregas.

Um grande desafio na Administração Pública é compatibilizar as crescentes demandas de diversos atores da sociedade com a capacidade institucional de entrega. Ao mesmo tempo, é necessário dotar o Estado de um carácter inovador com vistas à sustentabilidade das políticas e serviços públicos. Embora a utilização de tecnologias seja uma grande aliada no contexto do setor público contemporâneo, os desafios atuais não podem ser enfrentados apenas com os modelos de gestão e tecnologias existentes.

É diante dessa realidade que as organizações públicas precisam de soluções altamente inovadoras, incluindo conceitos e abordagens não convencionais, tecnologias de fronteira e outras abordagens para mudanças incrementais e disruptivas.

Ressalta-se, no entanto, que para alcançar o desenvolvimento de um projeto voltado para construção de uma solução inovadora, transformacional e não convencional, é preciso integra-lo e otimiza-lo no momento da sua concepção e implementação, pensando em modelos ágeis e dinâmicos que favoreçam o trabalho colaborativo.

Além disso, o atual modelo de trabalho tem passado por mudanças substanciais. Existe uma tendência contínua de colaboração, combinada com o aumento da responsabilidade compartilhada e a necessidade de articulação entre diversos atores internos e externos à instituição, que podem contar, em grande medida, com valiosas contribuições de outras organizações públicas, do terceiro setor, empresas e startups, academia e demais agentes da sociedade. Em linhas gerais, é provável que nenhum desses atores, de forma individual, poderá deter todas as competências necessárias para o desenvolvimento de um projeto completo.

Tendo por base as concepções acima apresentadas, o presente documento está estruturado nas seguintes seções:

1. Projetos estratégicos transversais e transformadores: visão geral sobre as características dos projetos atuais e os desafios em aberto;
2. Princípios do Canvas Ágil aplicados à gestão pública, com descrições dos principais elementos estruturais e conceituais;
3. Os modelos canvas de projetos existentes;
4. A evolução da gestão de projetos;
5. O Canvas Ágil de Projetos e seus principais objetivos;
6. Os componentes do Canvas Ágil de Projetos; e
7. Os desafios na implantação do Canvas e a ilustração de dois cases hipotéticos modelados com a adoção do Canvas Ágil de Projetos.

Por fim, discorre-se sobre os principais resultados obtidos e esperados com a proposta, permitindo que a comunidade de gestão de projetos e diversos gestores públicos possam acessar o modelo e aplicá-lo em seus desafios de desdobramento e implementação da estratégia.

Projetos, em uma definição livre, compreendem um conjunto de esforços de um indivíduo ou equipes para entregar produtos (bens ou serviços) que propiciem a geração de valor para a organização e seus stakeholders.

Nos tempos atuais, há uma crescente demanda por projetos de inovação nas organizações, com o uso intensivo de recursos digitais. Considerando o cenário de um mundo VUCA (acrónimo em inglês que significa Volátil, Incerto, Complexo e Ambíguo), o desafio é fazer a gestão adequada para manter os projetos constantemente “nos trilhos”, em termos de expectativas de escopo (sobre o que é o trabalho), tempo (os prazos definidos), qualidade (satisfação com as entregas) e custo (dentro do orçamento previsto). É absolutamente fundamental alinhar bem essas expectativas, explícitas e implícitas, pela ótica do beneficiário final, assim como dos demais stakeholders.

Além disso, os projetos estratégicos podem ser estabelecidos como processos de design colaborativo e multi-organizacional. No entanto, ressalta-se que um dos grandes desafios, que dificulta o design de projetos estratégicos efetivos, é a integração de competências multidisciplinares dentro de uma unidade. O desafio é ainda maior quando os serviços de design necessários são fornecidos por equipes heterogêneas, com especialistas distribuídos entre diferentes organizações e, até mesmo, parcerias em outros países.

É diante dessa realidade que o desenvolvimento de uma “rede de concepção e implementação de projetos transformadores” é um interessante caminho para entregar soluções inovadoras no setor público, com um tempo reduzido e boa relação custo-benefício ou custo-impacto, com vistas a transformar a realidade das organizações e do ambiente que as cerca, com foco na geração de valor público.

As técnicas de design de projetos voltadas para o alinhamento estratégico, colaboração multidisciplinar e otimização buscam, assim, fornecer abordagens-chave para gerir mudanças no contexto contemporâneo.

Nesse cenário, destaca-se a necessidade de desenvolver e adotar novas metodologias que permitam convergir conhecimentos e habilidades para gerir a crescente complexidade do contexto externo das organizações e seus projetos. Tal avanço, proposto neste texto, é em direção ao desenvolvimento de “conhecimentos e habilidades de modelagem”, sendo este um passo necessário para acelerar a formulação e execução de projetos complexos.

As abordagens ágeis no âmbito da gestão de projetos são formas de acelerar as entregas e possibilitar que as equipes realizem seus trabalhos em constante alinhamento com as expectativas. Assim, a geração de valor aos beneficiários se torna mais rápida.

Isso ocorre por meio de ciclos incrementais onde a equipe avalia continuamente os requisitos, planos e resultados do projeto, podendo realizar alterações de forma rápida. Ou seja, em vez de um planejamento aprofundado no início do projeto, os métodos ágeis estão abertos a requisitos dentro de um espaço viável de mudanças ao longo do tempo, incentivados por meio de feedback constante dos usuários finais.

Logo, as metodologias ágeis são colaborativas, fundamentadas numa abordagem simples, intuitiva e pragmática que divide projetos maiores em tarefas menores, nas quais as equipes podem trabalhar conjuntamente, de forma mais produtiva. A divisão de tarefas maiores em menores visa desmistificar a complexidade dos projetos e gerar a devida sinergia e energia para que as equipes se sintam confiantes e aptas para a sua execução.

Neste contexto, o trabalho é organizado em um backlog priorizado de acordo com o valor a ser gerado para o destinatário direto das entregas do projeto. O objetivo de cada iteração é produzir uma entrega funcional. Nesta dinâmica, destacam-se a colaboração, flexibilidade, melhoria contínua e entregas de elevada qualidade.

Essa abordagem é ainda mais importante quando os projetos são totalmente inovadores. Afinal, torna-se praticamente impossível identificar todas as etapas para a boa gestão de um projeto que sequer foi desenvolvido anteriormente. É por essa razão que as organizações consideradas mais ousadas, dinâmicas e inovadoras fazem uso intensivo de metodologias ágeis. De forma geral, elas acreditam que a gestão tradicional de projetos requer, por vezes, a dedicação de tempo significativo para a organização e o planejamento do projeto, o que acaba minimizando o foco no que é essencial: desenvolver iniciativas capazes de resolver o problema certo e atender as necessidades do público-alvo.

Assim, o método ágil pode ser aplicado, com enfoques interativos e adaptativos, quando o escopo, o requisito ou as especificações não são conhecidos com antecedência ou quando ainda há incerteza sobre o resultado a ser gerado. Projetos voltados para o desenvolvimento de produtos e/ou soluções complexas são ambientes em que técnicas adaptativas são essenciais.

Em síntese, a metodologia ágil parte do pressuposto de que a evolução do projeto ocorrerá ao longo do seu ciclo de implantação. Nesse sentido, ao invés de o gestor planejar todas as etapas sequenciais do projeto na fase de especificação, deve ser capaz de produzir com a sua equipe algo simples e pragmático, que possa ser colocado em uso o mais rápido possível. Em seguida, a própria utilização da entrega (solução) proveniente do projeto (ou parte dela) irá permitir as devidas reflexões e aprendizados para seu desenvolvimento ao longo do ciclo de implantação.

Os modelos e ferramentas gerenciais ajudam a simplificar a realidade e trazer a aplicação facilitada de conceitos organizacionais. Um desses instrumentos é o Canvas, que em sua tradução livre significa “tela”, a qual permite organizar elementos complexos em uma única página, de forma clara e objetiva, facilitando a sua compreensão.

A ferramenta seminal de canvas foi concebida por Alex Osterwalder e Yves Pigneur em 2004, ao apresentarem o Canvas de Modelo de Negócios para o mundo. Essa ferramenta mostrou-se extremamente didática e prática, além de ajudar a pensar novos modelos de negócios sustentáveis voltados para organizações privadas.

No domínio da gestão pública, em 2015 foi elaborado o Canvas da Governança Pública, que foi concebido por Humberto Falcão Martins, João Mota e Caio Marini a partir de uma modelagem ontológica para a criação do modelo de canvas para o setor público.

Na área de projetos, vários Canvas foram concebidos ao longo dos anos, iniciado pelo One Page Project Manager (OPPM), de 2007. Com o passar dos anos outros desenhos de canvas de projetos foram concebidos, dentre os mais conhecidos: i) o Project Model Canvas do Prof. José Finoccio Jr., em 2012; ii) o The Project Canvas de James Kalbach, em 2012; iii) o Project Canvas dinamarquês, em 2014; iv) o Overthefence Project Canvas, em 2014; e v) o The Project Canvas do Prof. Antonio Nieto-Rodrigue em de 2021. Essas estruturas são as mais amplamente utilizadas em seus domínios devido à sua capacidade de simplificar assuntos complexos da gestão de projetos.

A partir desses autores e obras, uma nova abordagem de estruturação de projetos foi concebida, o chamado “Canvas Ágil de Projetos”, apoiando a implantação de estruturas colaborativas e a otimização da modelagem de projetos. O surgimento de novos modelos de canvas apoia-se fortemente na identificação de necessidades modernas não atendidas por modelos anteriores, gerando adaptações.

Um dos pontos importantes, não identificado nas abordagens pregressas, é a oportunidade de definir e concentrar na resolução do problema. Essa lacuna encontrada em modelos anteriores motivou a criação de uma nova proposta de modelo canvas para projetos.

Entre outros fatores, essa necessidade de evolução contribui para a aceleração da implantação de projetos intra e interorganizacionais que, por sua vez, podem ser efetivamente executados para acelerar o desenvolvimento de entregas com diferentes graus de complexidade.

Os projetos desenvolvidos nas últimas décadas, bem como o modus operandi de suas execuções, têm evoluído de modelos monolíticos, operados por um grupo de pessoas em uma infraestrutura local, para projetos sistêmicos e transversais, concebidos e operados por várias equipes simultaneamente, cada vez mais distribuídas entre diversas organizações e regiões geográficas.

Essa tendência de evolução vem sendo claramente combinada com o aumento do quantitativo de projetos integradores de várias competências, além do maior envolvimento com o mundo digital, o aumento da complexidade das atividades de cada projeto e o surgimento, nas últimas décadas, de demandas e expectativas cada vez mais altas.

Nesse contexto, nota-se que uma arquitetura de projeto monolítica ou fragmentária minimiza potencialmente a capacidade de promover uma reflexão orientada para a agilidade e geração de valor, pois busca trocar e atualizar o subconjunto de projetos integrados, sendo necessário adaptar o sistema para lidar com novas configurações.

Os múltiplos módulos de um mesmo projeto precisam se comunicar uns com os outros e com os componentes de otimização centralizados. Os principais esforços de pesquisa têm se concentrado em melhorar a formulação, ou a arquitetura, da estratégia de decomposição das etapas de formulação e execução do projeto, bem como a estrutura funcional existente nas organizações envolvidas nas atividades de projeto.

Além das mudanças mencionadas, o aumento da transformação digital e cognitiva (por meio da inteligência artificial) também levou a uma crescente demanda por projetos integradores de vários campos disciplinares, com o objetivo de reduzir as atividades manuais não criativas durante o esforço de execução de uma carteira de projetos, o que também complementa e contribui para a estratégia institucional.

Ao mesmo tempo, as técnicas e metodologias de apoio ao desenvolvimento de projetos vêm sendo desenvolvidas no campo de pesquisa há mais de cinco décadas. Durante esse tempo, um enorme progresso foi alcançado e a gestão de projetos expandiu seu domínio de aplicação em todos os segmentos.

No entanto, as atuais conquistas das boas práticas de projetos ainda não exploram todo o seu potencial. Embora melhorias significativas estejam sendo feitas na capacidade de lidar com problemas públicos complexos, as aplicações da gestão de projetos podem ir além do nível de desempenho atual e estar ao alcance de várias organizações públicas.

A questão subjacente não é o desempenho de líderes, equipes, recursos, sistemas informacionais ou estruturas de TI. É sobre como essas ferramentas relevantes são usadas nos projetos de transformação organizacional de hoje. As plataformas mais sofisticadas de design, integrado e as equipes de alto desempenho, não fornecerão todo o seu potencial se não forem postas em ação com clareza de resultados e eficiência.

Nos últimos cinquenta anos as abordagens de gestão de projetos prometeram melhorar o desempenho em vários aspectos, ofertando disciplinas e melhores práticas nas quais os gerentes passaram a operar. Entre os principais benefícios reconhecidos, estão:

• Proporcionar a sinergia entre várias áreas para obter melhores desempenhos em relação aos modelos de gestão convencionais;
• Possibilitar novas configurações de projetos, apoiando a redução do risco e a geração de maior previsibilidade das ações estabelecidas (sobretudo ao se tratar do desenvolvimento de novas tecnologias);
• Propiciar uma exploração sistemática do espaço de design e melhorar a compreensão de projetos complexos e seus produtos gerados;
• Permitir explorar o potencial de automação para reduzir atividades repetitivas e não criativas.

Atualmente, diversos projetos estratégicos requerem a integração de um número crescente de disciplinas interconectadas para viabilizar o alcance de um benefício amplo e significativo. Um projeto complexo não é mais o esforço de um único ator, mas sim o resultado da colaboração entre vários indivíduos e equipes, distribuídos entre diversas organizações envolvidas. Nesse sentido, o Canvas Ágil de Projetos busca abarcar as atuais necessidades, suplantando as limitações existentes.

A síntese de um projeto em uma única página é amplamente utilizada por milhões de profissionais em todo o mundo. Além de ajudar a aumentar a compreensão da complexidade do projeto e, simultaneamente, propiciar a busca pela simplicidade, permitindo tangibilizar os componentes-chave em uma tela.

A estrutura parte da premissa de que cada projeto da organização ou de um grupo de profissionais – independentemente do setor (público ou privado), é constituído por elementos comuns, que definem ou potencializam o êxito do projeto. Quando equipes, líderes e dirigentes se concentram nesses elementos, torna-se possível obter um quantitativo maior de projetos exitosos.

Entretanto, os métodos de gestão de projetos são, em alguma extensão, complicados para serem compreendidos e aplicados por não especialistas. Para minimizar esse desafio, o Canvas Ágil de Projetos é uma ferramenta que permite analisar e estruturar projetos com visão sistêmica, de forma simples o suficiente para o uso de todos.

Com efeito, o Canvas Ágil de Projetos é uma nova abordagem de design que busca gerar maior clareza nos projetos, com o foco na aceleração de sua implantação a partir da operacionalização de estruturas colaborativas, alinhadas e otimizadas.

A proposta apresentada neste documento busca ser a próxima geração de Canvas, que permita a redução no tempo e custos de modelagem de projetos complexos, levando a soluções mais econômicas, aderentes ao contexto e sustentáveis.

A pesquisa voltada para o seu desenvolvimento concentrou-se na integração de métodos e abordagens de otimização colaborativa, que prometem ser viabilizados a partir de um processo participativo de concepção e, por sua vez, implementação.

Devido às interações complexas, uma das prioridades da metodologia do Canvas é facilitar o processo lógico de análise humana, com a redução de complexidades identificadas.

Além disso, tem sido realizada a promoção do uso de técnicas e esforços de visualização, padronização, prototipação, bem como iniciativas de formação, com o objetivo de entregar os potenciais esperados pelo método.

Diante dos desafios de gerir projetos, busca-se reduzir o número de falhas existentes, observadas ao longo de anos de trabalho e pesquisas no setor público, aumentando a adoção de boas práticas que impactem no aumento do quantitativo de projetos exitosos.

A partir da inspiração e observação dos canvas já existentes (apresentados na seção que abordou suas gerações), foi identificado que nenhum deles atendia plenamente a demanda enfrentada por nossa equipe quanto à modelagem e execução de projetos no setor público. Com isso, uma análise combinada foi realizada – agregada a outras metodologias de mensuração, resolução de problemas etc., possibilitando a geração de uma abordagem com respostas mais abrangentes diante das necessidades atuais.

O Canvas Ágil de Projetos busca combinar e consolidar um conjunto amplo de metodologias estabelecidas no campo do conhecimento de gestão, visando tornar essas abordagens acessíveis e aplicáveis. A seguir são descritos os fundamentos orientadores da metodologia proposta:

• Multidisciplinaridade: esta é a aplicação natural de um projeto transversal. O instrumento se propõe a explorar a sinergia entre múltiplas disciplinas, expertises e diferentes backgrounds a fim de alcançar melhores desempenhos e gerar entregas relevantes no projeto, além de possibilitar a identificação de novas tendências;
• Resolução de Problemas: o número de disciplinas envolvidas e a complexidade de suas conexões estão aumentando constantemente, para isso é necessário definir e estruturar o problema da maneira adequada, respondendo às necessidades dos públicos destinatários, que exigem soluções reais e efetivas para suas as questões centrais;
• Definição de competências diz respeito à identificação e desenvolvimento de um conjunto de competências necessárias para resolver o problema estabelecido e promover os impactos esperados. Essas competências podem incluir hard skills e soft skills essenciais e complementares, assim como o nível de maturidade e proficiência de indivíduos que compõem a equipe dos projetos, em diferentes unidades e organizações. É recomendada a explicitação das principais competências exigidas, além de considerar a complementaridade existente em times heterogêneos a partir do rol de entregas a serem feitas;
• Cenários de operacionalização: como resultado da extensão das disciplinas envolvidas, a metodologia aqui proposta ajuda na identificação de melhores cenários de implementação (considerando barreiras, restrições e riscos de um determinado aspecto do projeto, por exemplo). O olhar por diferentes cenários permite melhorar a aderência e a otimização, tanto da implementação quanto das entregas, frente aos desafios do contexto;
• Combinação com outras abordagens e tecnologias: o Canvas promete apoiar a exploração de um espaço de design estendido, conforme abordado por novas configurações e combinações de áreas do conhecimento e tecnologias mais recentes. O argumento é que com o uso do Canvas Ágil de Projetos é possível esquadrinhar uma lógica viável para acelerar entregas e, consequentemente, trazer maiores benefícios e novas configurações de projetos.

Em suma, propõe-se uma abordagem flexível e integrada em vários níveis multidisciplinares, com simulações de projetos; uma metodologia para facilitar a formulação e implantação de projetos de todos os portes e em larga escala. O propósito do Canvas Ágil é reduzir o tempo de formulação do projeto, dotando-o de maior pragmatismo e aderência ao contexto e às necessidades prementes dos beneficiários das entregas, propiciando uma aceleração das etapas de formulação e implementação, com foco na geração de impacto.

Desse modo, o Canvas Ágil é definido como uma “plataforma” orientada para promoção do design sistêmico de projetos, acelerando sua implantação, com incentivo à colaboratividade para a modelagem de metas complexas, por meio do trabalho de equipes de múltiplas unidades organizacionais integrantes do setor público, privado, terceiro setor, sociedade civil organizada incluindo, até mesmo, os cidadãos, convergindo e consolidando expertises heterogêneas,

A arquitetura do Canvas Ágil integra uma série de boas práticas que visam acelerar e facilitar a concepção e implantação de projetos. Ao indicar como agilizar a operacionalização de sistemas no âmbito do desenvolvimento de produtos complexos, ocorre a definição dos papéis para as partes interessadas envolvidas no projeto, além da indicação de como estruturar as interfaces e as interações dentro de todo o fluxo de produção de valor (atividades -> entregas -> impactos), com possibilidade de mensuração.

Logo, o objetivo principal é possibilitar a concepção, configuração, implantação e gestão eficaz de um projeto, que é definido aqui como um conjunto de atividades que fornecem um ou mais produtos (soluções) para um determinado problema, incluindo ainda a:

• Proposição de um método orientado aos beneficiários para design e otimização de projetos (contemplando o alinhamento estratégico e a contribuição de diversos atores);
• Consolidação de diversos domínios do conhecimento, abordagens e competências (por exemplo: ciência do design, métodos ágeis, resolução de problemas etc.);
• Integração de partes interessadas que contribuem na concepção, desenvolvimento e implementação do projeto, incluindo seus conhecimentos e experiências, bem como as interações entre modelos e stakeholders envolvidos;
• Possível geração de um repositório de boas práticas/benchmarks para outros projetos com acesso sob demanda.

A Figura 3, a seguir, apresenta uma representação esquemática dos campos de aplicação do Canvas Ágil de Projetos:

O Canvas permite a visualização dessas informações sob a forma de um “quadro” subdividido em alguns blocos correlacionados. Trata-se, em essência, de “painel de visualização ou comunicação”, que apoia o gestor no monitoramento e avaliação das etapas principais de implantação do projeto.

O Canvas Ágil de Projetos é composto por 16 componentes-chave que são seguidos por uma descrição geral de cada um dos itens constitutivos.

O que torna o Canvas Ágil diferente de todos os outros relacionados à gestão de projetos?

O quadro a seguir evidencia os componentes contidos nos canvas analisados e os diferenciais agregados pela presente proposta.

Adicionalmente, vale destacar que o Canvas Ágil:

• Acelera a configuração e a implantação de projetos interorganizacionais distribuídos;
• Pode ser aplicado a qualquer projeto, seja tradicional, ágil ou híbrido, bem como para programas e iniciativas estratégicas;
• Possibilita a concepção colaborativa com uso de abordagens de design, propiciando sinergia entre especialistas e adoção de ferramentas;
• Busca explorar as potencialidades oferecidas pelas mais recentes tecnologias em design colaborativo e otimização;
• Concentra-se na compreensão, definição e resolução do problema-chave que, de fato, gere valor e benefícios, em vez de se concentrar em controles, processos e excesso de documentação;
• Utiliza abordagens atuais e de fronteira da gestão para implementar um paradigma de Canvas de projetos, integrando metodologias do ágil, do design science e do problem solving, migrando de uma abordagem abstrata para um framework prático e aplicável;
• Promove o alinhamento do projeto com a estratégia institucional;
• Incentiva a concentração de entregas intermediárias relevantes no curto prazo, propiciando quick-wins e engajamento dos stakeholders;
• Reduz o tempo de planejamento detalhado e possibilita concentrar mais energia na implementação de ciclos iterativos de aprendizado estratégico;
• Persegue a simplicidade, torna o processo célere e flexível, com abertura para melhorias no projeto sempre que surgirem necessidades fundamentadas;
• Vale destacar que o Canvas pode ser aplicado ao longo de todo o ciclo de vida do projeto e permite acompanhar o progresso e garantir que todos os componentes críticos permaneçam válidos até a conclusão.

O Canvas também ajuda a comunicar o projeto, assim como avaliar se as entregas foram realizadas nos prazos acordados e geraram os benefícios identificados. Em última análise, o modelo permite que os líderes conduzam uma anamnese do projeto para capturar as principais lições aprendidas e continuar evoluindo as competências das equipes envolvidas.

Uma vez concluída a fase de planejamento e estruturação de um projeto, ao longo da implementação, novas análises são conduzidas para a avaliação periódica de resultados ou para determinar se o projeto precisa ser reconfigurado, podendo ser incluídas novas atividades ou complementações adicionais, por exemplo.

Nesta fase da solução, os principais desafios estão relacionados à convergência entre o processo de formulação e otimização do projeto e a seleção de uma solução ótima e, ainda mais importante, robusta, por meio de técnicas eficientes de aperfeiçoamento e análise de dados (data analytics).

Vale destacar que o principal obstáculo na modelagem do Canvas Ágil de Projetos está relacionado, em grande parte, aos esforços necessários para constituir espaços colaborativos construtivos, considerando ambientes de trabalho híbridos, com pessoas em diferentes localizações. Quando se planeja a integração de um grande número de disciplinas, uma parte do tempo do projeto é investido na fase de planejamento.

Assim, atividades como a estruturação e implantação completa do projeto, o desenvolvimento de interfaces entre entre áreas e. disciplinas heterogêneas e a identificação das relações de entrada-saída durante a integração demandam grandes esforços.

Os principais desafios enfrentados na aplicação do Canvas Ágil de Projetos foram:

• A redução do espaço de incertezas sob análise em profundidade (menos efeitos contabilizados por competência) e amplitude (menos disciplinas ou parâmetros) para completar o projeto;
• A falta de agilidade decorrente de múltiplas dificuldades técnicas e não técnicas inerentes à natureza de distintos projetos, questões relacionadas aos processos e, em alguma extensão, de colaboração interorganizacional, como exigido para projetos transversais que requerem romper as limitações das fronteiras organizacionais.

O propósito de utilizar abordagens que integram o ágil, o problem solving e a gestão de projetos visa avançar no estado da arte na formulação e implementação de projetos complexos e desafiadores, bem como no desenvolvimento de novos produtos e políticas, pela integração de metodologias, colaboração e tecnologias baseadas em conhecimento. A ideia central é possibilitar o design multidisciplinar de projetos, permitindo reduções no tempo de entrega, levando soluções mais econômicas, sustentáveis e aderentes aos desafios.

Complementarmente, a modelagem de projetos pode se dar por ciclos de formulação e/ou atualização. O primeiro ciclo visa o desenvolvimento de elementos macro constitutivos do projeto, compreendendo o processo de colaboração entre os especialistas envolvidos no pré e pós-processamento colaborativo, na visualização e aprimoramento de ferramentas, métodos, frameworks e tecnologias existentes. Os próximos ciclos fornecem suporte à gestão e à formalização do conhecimento gerado dentro do processo de formulação e implementação de projetos.

O projeto é refinado/aprimorado durante cada ciclo de design, para a sua plena implantação. Para cada ciclo, novas especificidades são identificadas e otimizadas. Em função da variedade de atores envolvidos, um conjunto completo de competências de projetos é incluído na discussão e modelagem do projeto, o que permite a configuração e resolução de várias demandas e expectativas vinculadas ao projeto de forma inovadora e prática, possibilitando o aperfeiçoamento de cenários colaborativos dentro de cada ciclo.

O Canvas Ágil foi desenvolvido e aplicado em várias configurações de projetos paralelos. Seguem dois exemplos ilustrativos de projetos modelados com o Canvas.

Esta edição do Publix Ideias apresentou o Canvas Ágil de Projetos, uma nova abordagem de design que acelera a implantação e a operação de estruturas colaborativas de design e otimização em escala. O Canvas Ágil desenvolveu a próxima geração de design e otimização de projetos, permitindo reduções significativas nos custos de desenvolvimento e tempo de lançamento das entregas dos projetos, levando a soluções mais sustentáveis e orientadas por valor.

O artigo apresentou os elementos arquitetônicos e princípios essenciais que fundamentam o Canvas Ágil de Projetos, bem como uma visão geral sobre os componentes constitutivos e dois exemplos ilustrativos de aplicação. A abordagem do Canvas foi implementada e atestada em mais de 30 projetos de diferentes portes e complexidades, onde promoveu a integração colaborativa, o foco na resolução de problemas e, por sua vez, a redução do tempo e custos vinculados às fases de planejamento e configurações de projetos, seguindo até as etapas de execução e monitoramento.

O modelo trouxe aplicações exitosas ao alcançar a redução do tempo de formulação do projeto e aumento da visão sistêmica e pragmatismo dos atores envolvidos. Foram identificadas melhorias durante as experiências, tais como a simplificação de alguns componentes e incrementos na disposição visual do Canvas, alavancando abordagens de modelagem de projetos em uma única página. Outras extensões previstas incluem os formulários de detalhamento de cronograma, riscos, gestão de stakeholders, comunicação e custos, alinhados aos princípios da gestão ágil e associados ao detalhamento dos projetos. Esses instrumentos poderão ser debatidos em uma outra oportunidade.

Por fim, o Canvas Ágil de Projetos oferece às lideranças, gestores e equipes a oportunidade de começarem a aplicar um modelo simples, prático e testado que levará a melhores resultados frente aos desafios de tirar os projetos do papel, com entregas relevantes e de alto impacto. Agora, vamos implementar!

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Agradecimentos

Agradecimentos as contribuições neste documento e no modelo a: Gilberto Porto, Alexandre Afonso, Mário Woortmann, Pedro Sousa, Euciana Ferreira, Adriano Negris, Jéssica Barreto, Jéssica Moura, João Miranda e Maurício Correa.

Sobre o autor

João Paulo Mota é administrador pela Universidade de Brasília (UnB), MBA em Administração Estratégica (FGV), Mestre em Engenharia (UnB), nas áreas de Governança, Desempenho e Tecnologia da Informação, e Doutorando em Administração pela Université de Bordeaux. Tem formação executiva em Gestão para Resultados pela Harvard University Kennedy School of Government e em Avaliação de Performance pela Georgetown University. Já participou como consultor e coordenador de mais de 80 projetos de consultoria em gestão para resultados para o setor público e organismos internacionais. Professor convidado da Enap, Fundação Dom Cabral, Ibmec e IDP. Ministrou mais de 100 cursos de formação executiva em temas relacionados à gestão para resultados (Governança, Indicadores de Performance, Gestão de Processo e Projetos, e Monitoramento & Avaliação). É autor ou coautor de mais de 20 publicações, no Brasil e exterior, envolvendo artigos e capítulos de livros. É certificado SPM® em Gestão Estratégica de Performance pelo Núcleo de Performance da Rutgers University e CBPP® em gestão de processos pela ABPMP-BR. Ministra cursos e palestras sobre gestão em eventos acadêmicos e profissionais. É diretor do Instituto Publix.

Boa leitura!
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